REGLAMENTO INTERNO DE LA ASOCIACION ECONOMATO SOCIAL EL CARMEN
NATURALEZA, CONSTITUCION Y FINES
La Hermandad de La Amargura (Hermandad del Santísimo Cristo de San Felipe, Cofradía de Nazarenos del Señor de la Amargura y María Santísima del Mayor Dolor con sede en la Iglesia de San Felipe de Carmona), la Hermandad de La Expiración (Ilustre Hermandad de la Sagrada Expiración de Cristo Señor Nuestro, María Santísima de los Dolores, María Santísima del Calvario, San Juan Evangelista y San Blas con sede en la Iglesia de San Blas de Carmona) y la Hermandad de La Humildad (Antigua, Real e Ilustre Hermandad de las Benditas Animas y Cofradía de Nazareno de Nuestro Padre Jesús de la Humildad y Paciencia y Maria Santísima de los Dolores con sede en la Iglesia de San Pedro de Carmona) deciden poner en común su esfuerzo caritativo en la creación de un proyecto conjunto que denominamos Economato Social “El Carmen”
El objeto del Economato Social “El Carmen”, es facilitar alimentos y artículos de primera necesidad a aquellas familias en situación desfavorecida y que cuentan con el patrocinio necesario según se establecen en este proyecto.
El economato social “El Carmen” forma parte del tercer sector, siendo una asociación sin animo de lucro y cuyo funcionamiento se lleva a efecto exclusivamente con voluntarios que ponen al servicio de los demás sus conocimientos o esfuerzo físico necesario para conseguir el objeto social.
El anagrama o escudo contiene la “estrella de siete puntas” que representa la suma del cielo y la tierra, al que incorporamos en el centro la simbología del Carmelo que muestra el monte donde vivió la Virgen, la Cruz que representa a Jesucristo y la estrella que representa la Virgen María. El texto de color marrón igual que el hábito de los Carmelitas Descalzos.
El ámbito de actuación es el municipio de Carmona.
Son partes integrantes del Economato Social “El Carmen” los socios, los socios colaboradores, los colaboradores, los voluntarios y los beneficiarios.
DE LOS SOCIOS
Son socios del economato social “El Carmen” las hermandades fundadoras siguientes:
Hermandad de la Amargura
Hermandad de la Expiración
Hermandad de la Humildad
Para que otras hermandades puedan hacerse socios, deberán solicitarlo a la Comisión de Gestión del Economato, que debe contar con el voto favorable del 80% de sus miembros y que elaborará un informe razonado que elevará a la próxima Asamblea General del Economato donde deberá contar con el voto unánime de todos sus componentes.
Se consideraran “socios colaboradores” aquellas entidades colaboradoras de Carmona, que no siendo socios de pleno derecho deseen en algún momento aportar beneficiarios, para lo cual deberán solicitarlo a la Comisión Permanente, que debe contar con el voto favorable del 80% y que elaborará un informe razonado que elevará a la próxima Asamblea General donde deberá contar con el voto por unanimidad de todos sus componentes.
Para que una hermandad sea propuesta para participar como socio de pleno derecho del Economato Social “El Carmen” deberá previamente ser socio colaborador durante un periodo de dos años.
DE LOS COLABORADORES
Se consideran colaboradores aquellas personas físicas o jurídicas que aportan fondos económicos para la obtención del objeto social.
Así mismo se consideraran colaboradores a todos aquellos que con su esfuerzo colaboran en la obtención de fondos de terceros.
Los colaboradores no tienen representación en los órganos de decisión, manteniendo relación directa con el Presidente o el Director del economato.
Los fondos, cuotas, subvenciones, etc., obtenidos directamente de colaboradores, pasaran a englobar un “fondo común de colaboradores” y cuyo destino será gestionado a través de la Comisión de Gestión del Economato.
DE LOS VOLUNTARIOS
Son voluntarios todas aquellas personas físicas que prestan sus servicios para el buen funcionamiento del economato, no percibiendo remuneración alguna.
Los voluntarios no tendrán acceso a adquirir productos del economato.
No podrán ser voluntarios los beneficiarios en activo.
Los voluntarios solo realizaran tareas para las que estén suficientemente capacitados como tareas administrativas, de control, de reponedor, cargas y descargas de mercancías, etc.
Los voluntarios en ningún momento manipularán alimentos, los cuales deberán estar debidamente envasados por sus fabricantes.
El grupo de voluntarios serán dirigidos por un Coordinador de Voluntarios, que será designado por el Director del Economato.
El Coordinador de Voluntarios tendrá representación con voz y voto en la Comisión de Gestión del Economato.
DE LOS BENEFICIARIOS
Podrán ser propuestas para beneficiarios aquellas familias en la que algunos de sus miembros es hermano de alguna de las hermandades socios, las gestionadas por alguna de las Caritas de Carmona a propuesta de éstas y las familias naturales o residentes en Carmona que sean propuestas por cualquier asociación de Carmona.
Toda familia propuesta como beneficiaria deberá cumplimentar la solicitud creada al efecto donde se recogen los datos familiares y económicos necesarios para su evaluación. Dicha solicitud deberá ser firmada y estar justificada con los siguientes documentos:
Fotocopia de libro de familia
Certificado de Empadronamiento actualizado
Certificado de Prestaciones del INEM (Mayor de 18 años)
Certificado de Prestaciones del INSS (Mayor de 18 años)
Vida laboral (Mayor de 18 años)
Cualquier otro que se estime necesario.
Finalmente serán considerados beneficiarios del economato social “El Carmen” las familias que en su evaluación económica se consideren de necesidad prioritaria y que serán acreditadas mediante el carnet correspondiente para hacer sus compras.
En el carnet de beneficiario se indicará el crédito concedido así como el total de los créditos dispuestos en cada compra. Este documento es personal e intransferible del titular y de la persona que en caso de necesidad esté autorizado, acreditándolo con el NIF. Una vez finalizado el periodo de patrocinio deberá ser devuelto al economato.
Para ser beneficiario hay que contar con el correspondiente patrocinio, bien de la hermandad socio o por contar con fondos acreditados y aprobados por la Comisión de Gestión del Economato.
COMISION DE GESTION
La Comisión de Gestión del Economato es el órgano decisor y ejecutor de todo lo relacionado con su funcionamiento.
Está compuesto por:
El Presidente
El Director
El Secretario-Tesorero
El Coordinador de Voluntarios
El Encargado de Compras y/o Almacén
El Diputado de Caridad de la Hermandad de la Aamargura, o persona en que esta delegue.
El Diputado de Caridad de la Hermandad de la Expiración, o persona en que esta delegue.
El Diputado de Caridad de la Hermandad de la Humildad, o persona en que esta delegue.
Se reunirá mensualmente en el lugar designado por el Presidente.
En estas reuniones se trataran todo lo relacionado con las propuestas de beneficiarios de los socios, de las Cáritas de Carmona y los socios colaboradores; las necesidades de voluntariado, temas relacionados con el departamento de compras y almacén y cualquier otra cuestión relacionada con la gestión y el objeto social del economato.
Informará de su gestión periódicamente a la Asamblea General del Economato y elevará las propuestas de solicitudes de nuevos socios.
Realizará las propuestas que se estimen necesarias a la Asamblea General para la modificación del reglamento interno de funcionamiento.
ASAMBLEA GENERAL
Estará compuesta por el Presidente, el Director, el Secretario-Tesorero y los Hermanos Mayores de las Hermandades socios. Podrán participar solo con voz los directores de las Cáritas Parroquiales que tengan beneficiarios acreditados.
Cada dos años nombrará o renovará el cargo del Presidente y del Director del Economato.
Es el órgano máximo de control del economato y se reunirá al menos trimestralmente para analizar su situación y necesidades, tomando las decisiones necesarias.
Podrá organizar aquellas actividades que estimen convenientes con objeto de recaudar fondos para el economato.
Decidirá el destino de los fondos obtenidos mediante cuotas, subvenciones o actividades organizadas para ello, dando preferencia para la designación de beneficiarios a las Hermandades Socios y Caritas de Carmona y según las necesidades de que se tengan conocimiento y peticiones de éstas o de cualquier otra asociación de Carmona o de los Servicios Sociales Municipales.
Acordará las modificaciones necesarias del Reglamento Interno, a propuesta de la Comisión Permanente del Economato.
DEL PRESIDENTE
Es elegido por la Asamblea General de entre los Hermanos Mayores de las Hermandades socios del Economato Social “El Carmen”.
Su mandato tendrá una duración de dos años, prorrogables por periodos iguales si se estima necesario por la Asamblea General.
Ostenta la representación del Economato en todos los actos internos y externos, presidiendo las reuniones de la Comisión Permanente y de la Asamblea General.
Mantendrá firma mancomunada junto con el Director y el Secretario-Tesorero para disposición de los fondos del economato.
En caso de ausencia o enfermedad, será sustituido por el Director, que ejercerá sus funciones hasta su incorporación o nombramiento de un nuevo Presidente por la Asamblea General del Economato.
DEL DIRECTOR
El Director del Economato será designado por la Asamblea General del Economato por un periodo de dos años, pudiendo ser renovado cuantas veces se estimen necesarias.
Desarrollará su función como voluntario y sin remuneración económica.
Velará por el cumplimiento de todo lo recogido en este proyecto que sirve con inicialmente como reglamento de funcionamiento interno.
Nombrará directamente de entre los voluntarios a un Coordinador de Voluntarios, a un Encargado de Compras y/o Almacén, y cuantos colaboradores directos estime necesarios para el buen desarrollo de sus funciones, entre ellas a un Secretario que tomará notas de las decisiones que se tomen tanto en la Comisión Permanente o como de la Asamblea General del Economato.
Ejecutará las decisiones tomadas en la Asamblea General del Economato.
Gestionará con el Presidente y Secretario-Tesorero, con los que mantendrá firma mancomunada, para que los pagos a los proveedores se realicen en tiempo y forma.
En caso de ausencia o enfermedad será sustituido interinamente por el Secretario-Tesorrero, que ejercerá sus funciones hasta su incorporación o nombramiento de un nuevo Director por la Asamblea General del Economato.
DEL SECRETARIO-TESORERO
Colaborará con el Director en el desarrollo de su función y tomará notas de cuantas reuniones se celebren.
Sustituirá interinamente al Director cuando sea necesario y hasta su incorporación o reposición.
Mantendrá firma mancomunada con el Presidente y el Director para disposición de los fondos del economato.
Informará a la Asamblea General del Economato de las decisiones tomadas en las reuniones de la Comisión Permanente.
Informará a la Comisión de Gestión del Economato de las decisiones tomadas en las reuniones de la Asamblea General.
Asumirá la gestión de los archivos con especial el recaudo de información confidencial y afecta por la LPD.
Llevará un registro actualizado de voluntarios y beneficiarios.
DEL COORDINADOR DE VOLUNTARIOS
Será nombrado por el Director del Economato, por el mismo tiempo que éste sea designado.
Deberá acreditar ser hermano con una antigüedad mínima de tres años de cualquier hermandad de Carmona
Velará para que al inicio de cada sesión de trabajo se rece conjuntamente la Oración del Voluntariado Cristiano.
Llevará el control de los voluntarios disponibles
Designará y coordinará las tareas de los voluntarios
Colaborará estrechamente con el Director y con el Encargado de Almacén
Asistirá con voz y voto e informará a la Comisión de Gestión del Economato de las incidencias o carencias necesarias.
DEL ENCARGADO DE COMPRAS Y/O ALMACEN
Será nombrado por el Director del Economato, por el mismo tiempo que éste sea designado.
Llevará el control del almacén y su reposición con la colaboración del Coordinador de Voluntarios.
Los artículos serán colocados en estanterías y marcados al precio de venta al Beneficiario que será del 25% del precio de adquisición.
Los artículos que se estimen necesario serán limitados, lo cual estará indicado en lugar visible.
Conjuntamente con el Director llevará a efecto las compras a proveedores.
Asistirá con voz y voto e informará a la Comisión de Gestión del Economato de las incidencias o carencias necesarias.
DEL DIPUTADO DE CARIDAD
Representa a su Hermandad en la Comisión Permanente, donde actúa con voz y voto.
Es la persona que gestiona los fondos presupuestados con destinos a Caridad en su Hermandad, y por tanto el responsable de la selección o designación de créditos destinados al Economato.
Recabará del Beneficiario la solicitud y documentación necesaria, que una vez firmada y completada entregará en la próxima Comisión de Gestión del Economato.
Cumplimentará el carnet que entregará al Beneficiario con indicación del crédito concedido.
Recibirá de parte del Director o del Secretario-Tesorero las cuentas relativas a sus beneficiarios a finales de cada mes, debiendo gestionar lo necesario para que mediante transferencia bancaria, antes del día 5 próximo siguiente estén los fondos requeridos en la cuenta destinada al efecto para el economato.
DE LAS COMPRAS POR LOS BENEFICIARIOS
Solamente podrán realizar compras en el Economato Social “El Carmen”, los titulares o autorizados acreditados con la presentación del correspondiente carnet e identificados mediante NIF original.
En ningún caso podrán hacer uso del economato otra persona y especialmente los voluntarios y vinculados al funcionamiento del economato.
Las compras se podrán hacer los días y horas asignados cada semana, en el local destinado al efecto.
Los beneficiarios deberán respetar las indicaciones de los voluntarios lo cuales establecerán en caso necesario turnos de acceso y controlaran los artículos a su salida por caja.
El acceso a las instalaciones serán sin bolsos, carros, etc., los cuales deberán estar depositados fuera de la zona de caja.
Los artículos estarán clasificados en secciones y debidamente ordenados con su precio visible.
Se deberán respetar los limites de compra de los artículos así especificados.
Al finalizar la compra se cumplimentará el ticket de caja por el importe que el beneficiario debe de abonar en metálico.
DE LA ECONOMIA
Los movimientos de fondos que sean necesarios para la gestión económica del economato se llevaran a efecto a través de cuenta corriente bancaria abierta para tal fin.
La firma de la cuenta bancaria indicada en el artículo anterior la ostentarán mancomunadamente El Presidente, el Director y el Secretario-Tesorero, siendo necesario para ello la firma de dos cualesquiera de ellos.
Las Hermandades Socios se comprometen a:
Aportar mensualmente 50 € cada una que serán destinados a los gastos generales de sostenimiento del economato. En caso de excedente se destinará a inversión o al fondo destinado a los beneficiarios. Este importe podrá ser modificado por la Asamblea General
La captación de un mínimo de 35 colaboradores que por periodos anuales atiendan la cuota mínima establecida por la Asamblea General.